Unfassbar, wie viele Unterlagen sich im Laufe der Jahre im privaten Umfeld so ansammeln. Unterschiedliche Abrechnungen, Versicherungspolizzen für die Haushalts- oder die Unfallversicherung, Verträge für das Smartphone und das Internet. Dazu vielleicht auch noch handgeschriebene Kochrezepte oder Briefchen und Notizen lieber Freunde und Verwandte, die man gerne aufbehalten möchte. Um dem wachsenden Papierberg in der Wohnung Herr zu werden, bietet sich die Digitalisierung der Unterlagen mit einem DMS an.
Was ist ein DMS?
DMS steht als Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Dabei handelt es sich um ein EDV-System zur Speicherung von Dokumenten. Vor allem in Unternehmen haben DMS in den letzten Jahren einen großen Siegeszug angetreten, weil sie den täglichen Umgang mit unterschiedlichsten Schriftstücken vom einfachen E-Mail bis zum komplexen Vertrag erheblich erleichtern. Doch mittlerweile sind viele Menschen so begeistert vom papierlosen Büro, dass sie die Vorteile daraus auch gerne ins Privatleben übertragen möchten.
Welche Vorteile bietet ein DMS?
Ein DMS bietet gegenüber der physischen Aufbewahrung von Dokumenten gleich mehrere Vorteile. Einer der größten davon – sowohl im Unternehmen als auch privat – ist, dass dadurch jede Menge Platz eingespart werden kann. Im Betrieb hat das möglicherweise sogar finanzielle Auswirkungen, denn dadurch können oftmals teure Lagerflächen eingespart werden. Privat wird dadurch die eine oder andere Lade in der Kommode wieder frei und bietet so Platz für wichtigere Dinge.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die Dokumente in einem DMS wesentlich einfacher gefunden werden können als in der unübersichtlichen Schublade in der Kommode. Denn mit Hilfe von sogenannten Deskriptoren beziehungsweise Metadaten kann jedes einzelne Schriftstück „beschlagwortet“ werden. Das heißt, dem Schriftstück werden eindeutige Begrifflichkeiten zugewiesen, mit denen es bei einer entsprechenden Suche sehr einfach wieder gefunden werden kann.
Ein wichtiger Aspekt ist für viele auch der ortsunabhängige Zugriff auf die Dokumente. Das gilt nicht nur für Unternehmen in der Wirtschaft, in denen die Angestellten heutzutage ihre Tätigkeit oftmals im Homeoffice verrichten und dennoch Zugriff auf wichtige Unterlagen benötigen. Auch wer beispielsweise einen Zweitwohnsitz hat, will die wichtigen Unterlagen nicht ständig hin- und herschleppen. Dennoch sollte es jederzeit möglich sein, darauf zuzugreifen. Beispielsweise, um bei einem Schaden zu checken, ob dafür die Haushaltsversicherung aufkommen könnte.
Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt
Wer an die Digitalisierung seiner Unterlagen denkt, sieht bei der Vielzahl an vorhandenen Papierstücken manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Die Konsequenz daraus ist, dass das Projekt sehr schnell wieder verworfen wird. Doch gerade im privaten Umfeld ist es ratsam, seinen Perfektionismus auch einmal ruhen zu lassen. Das papierlose Leben entsteht nicht von einem Tag auf den anderen, sondern Schritt für Schritt. Den Anfang sollten dabei die allerwichtigsten Dokumente machen. Dazu gehören vor allem die Versicherungspolizzen und diverse Verträge. Sind diese erst einmal im DMS, ist der erste Schritt schon getan.
In weiterer Folge könnte beispielsweise einmal wöchentlich eine Stunde dafür reserviert werden, um weitere Unterlagen zu digitalisieren. Menschen überschätzen oft, was sie innerhalb kurzer Zeit erreichen können, sie unterschätzen jedoch, was sie in einem langen Zeitraum alles bewirken können. In den meisten Fällen sind nahezu alle Unterlagen, die benötigt werden, innerhalb von drei bis sechs Monaten im DMS.
Was kostet ein DMS?
Die Kosten eines DMS sind in erster Linie vom Funktionsumfang und der Qualität der jeweiligen Software abhängig. Am Markt sind auch kostenlose Produkte verfügbar. Die Herausforderung dabei ist jedoch, dass man mit dem Leistungsumfang dieser Tools irgendwann an seine Grenzen stößt. Dann heißt es, ein neues Tool suchen und mit der Arbeit noch einmal von vorne beginnen. Deshalb ist es sinnvoller, gleich im Vorfeld den benötigen Leistungsumfang zu definieren und dann ein entsprechendes DMS auszuwählen, dass alle gestellten Anforderungen erfüllt. Im privaten Umfeld wird wahrscheinlich die Basisversion der meisten Anbieter ausreichen, um die Vision vom papierlosen Leben in die Praxis umzusetzen.